Практика реальных внедрений в компаниях показывает, что если законодательная регламентация приводит к унификации бухгалтерских систем, то организация бизнес-процессов зачастую складывается исторически, субъективно, приводя к уникальности модели учета и управления для каждой компании. Поэтому имеет смысло говорить лишь о примерных типовых решениях, в которых реализованы существенные требования. Сходные модели объединены и представлены в виде бизнес-кейсов. Ваше решение будет доконфигурированной комбинацей этих кейсов, либо под Вас будут созданы новые модели.
Бизнес-кейс – это не готовая система! В нашей библиотеке каждый кейс представлен как набор прототипов, шаблонов, моделей, которые после обсуждения и уточнения превращаются в конкретную программную систему и документацию, поставляемую Вам.
В подразделе описаны примеры решения конкретных задач с использованием предлагаемых решений. Описание ведется по следующей схеме:
- Дается упрощенный пример задачи, взятый из практического опыта наших внедрений
- Дается анализ задачи, скрытые риски и подводные камни, неочевидные до начала внедрения
- Дается один из вариантов решения задачи
- Рассматриваются сценарии усложнения задачи и приближения ее к реальной
Содержание
Список примеров в формате бизнес-кейсов
1. Постановка задачи
Задача ставится на примере использования индивидуального ресурса – бланка строгой отчетности (БСО). Решение применительно к любому штучному ресурсу, обладающему уникальным инвентаризационным номером.
Компания при оформлении документа использует бланки строгой отчетности (БСО). Бланки заказываются в типографии, получение в упаковках, при получении упаковка вскрывается, бланки распределяются по местам хранения. Каждая операция с конкретным бланком (выдача, оформление, порча, возврат) фиксируется.Требуется :
- Отслеживание БСО “заказанных, но не полученных” (в пути)
- Оприходование, преобразование партий в штучные экземпляры
- Распределение и учет по местам хранениям (шкафам, стойкам, складским местам, и т.п.)
- Выдача ответственному лицу под отчет
- Использование ответственным лицом при оформлении документа
- Возврат испорченных бланков
- Списание по акту
2. Анализ задачи
- Необходима интеграция количественного учета с процессным
3. Вариант решения
1) В ходе анализа выявляем основной поток ресурса:
– поток бланков БСО
Схема процесса получения и использования БСО:
4) Создаем следующие виды документов и схемы закрытия:
– Приход БСО – учет в таре прихода (пачки, пакеты, коробки, и т.п.)
– Распаковка тары- получение штучных экземпляров бланков по диапазону номеров, распределение по местам хранения
– Документ на выдачу БСО ответственном лицу
– Оформление бланка
– Документ на возврат бланка от подотчетного лица
– Акт на списание бланков БСО
5) Конфигурируем стандартную отчетность по движению для наших регистров
6) Конфигурируются используемые справочники в системе
Результат – программная система с набором форм:
– Настроечные справочники
– Документы (по типам) – общий список
– Статистика по бланкам по любому этапу: поступило, выдано, возвращено, остаток
4. Варианты расширений
- Планирование заказов
- Печать актов, приходных документов
Оказание сервисных услуг + учет исполнителей
1. Постановка задачи
Компания оказывает клиентам сервисные услуги по нескольким проектам. В последнее время число проектов резко возрасло, и для выполнения работ в срок понадобилось привлечение внештатных исполнителей. С этой целью возникла необходимость использовать систему со следующим функционалом:
- Ведение финансовых взаиморасчетов с клиентами – счета, акты, оплата – в разрезе проектов.
- Указание в счете позиций выполненных работ по каждому проекту
- Оценка состояния взаиморасчетов, задолженностей
- Учет заявок, полученных от клиента – описание, состояние, акцепты
- Распределение работ по каждой заявке между исполнителями (в одной заявке м.б. несколько работ разных типов, и соотв.разные исполнители)
- Ведение истории работ по каждой заявке
- Учет финансовых взаимоотношений по каждому исполнителю – суммы выполненых работ, выплаты, состояние взаиморасчетов
- Учет себестоимости и остатка по прокту
2. Анализ задачи
- В данной постановке прослеживается смешение 4-х контуров учета – финансовый по клиентам, процессный по заявкам, процессный по работам, финансовый по исполнителям
3. Вариант решения
1) В ходе анализа выявляем 3 потока ресурса:
– финансовый поток (фин. потоки расчетов с клиентами и исполнителями объединены в поток расчетов по проекту)
– поток заявок
– поток работ
Схема потоков, соответсвующая указанным требованиям:
4) Создаем следующие виды документов и схемы закрытия:
– Акты, Счета, Платежки
– Заявки
– Распределение работ по заявке
– Выполнение работы
– Выплата исполнителю
5) Конфигурируем стандартную отчетность по движению для наших регистров
6) Конфигурируются используемые справочники в системе
Результат – программная система с набором форм:
– Настроечные справочники
– Акты, Счета, Платежки – общий список с фильтрацией по клиенту, проекту, периоду
– Состояние взаиморасчетов с клиентами
– Состояние взаиморасчетов с исполнителями
– Заявки – общий список (с фильтрацией по статусу, клиенту, проекту, исполнителю), обобщенная статистика (аналитический OLAP-куб)
– Работы – общий список (с фильтрацией по статусу, клиенту, проекту, исполнителю), входящие/исходящие, на контроле, оперативная статистика, обобщенная статистика по состояниям (аналитический OLAP-куб)
– Проекты – список, оперативная статистика (% работ, взаиморасчеты)
4. Варианты расширений
- Автоматические уведомления через mail
- Печать первичных документов, полное ведение реквизитов контрагентов
- З/п ведомости на исполнителей
- Начисление налогов, расчеты НДФЛ
- Личный кабинет исполнителя, удаленный доступ к нему
- Экспорт платежек в 1С
Процесс согласования бюджетов
1. Постановка задачи
С целью упорядочиванию процедуры согласования и контроля выполнения бюджета в компании необходимо запустить систему бюджетирования, имеющую следующий функционал:
- учет бюджетных показателей в разрезе статей, видов/продуктов
- учет процесса согласования бюджета (см.схему), т.е. суммовые показатели в разрезе этапов (напр., сколько у нас на утверждении по статье “IT”)
- возможность формирования и согласования бюджетных документов подразделениями (ЦФО)
2. Анализ задачи
- В отличие от большинства систем бюджетирования, в данном случае необходимо “скрещивание” бюджетной системы с системой управления Workflow (этапность, согласование, контроль, …)
- система в процессе подготовки бюджетных документов должна допускать контроль соответствия нормативам, например, превышения остатка
3. Вариант решения
1) В ходе анализа выявляем основной поток ресурса:
– финансовый ресурс “бюджет-факт”
Схема процесса должна учитывать все необходимые этапы согласования, для каждой компании она своя, и может выглядить, например, так:
4) Создаем следующие виды документов и схемы закрытия:
– Бюджетная заявка
– Служебная записка
– Документ на утверждение плана
– Документы на оплату
– Фактически поступившая оплата
5) Конфигурируем стандартную отчетность по движению для наших регистров
6) Конфигурируются используемые справочники в системе (договоры, контрагенты, и т.п.)
Результат – программная система с набором форм:
– Настроечные справочники
– Документы (по типам) – общий список, входящие, исходящие, на контроле
– Итоги по бюджетам – общая статистика в форме аналитического куба (OLAP)
4. Варианты расширений
- Поддержка нескольких версий бюджетов, принятие основного
- Бюджеты на разные периоды – годовой, квартальный, месячный
- Ковенное распределение бюджета согласно базам распределений косвенных расходов
- Учет фактических расходов, сравнение “план-факт”
- Скользящее бюджетирование (с учетом факта)
Базовая CRM (система управления клиентскими взаимоотношениями)
1. Постановка задачи
Для упорядочивания взаимодействия с клиентами компании необходима CRM-система. Требуется:
- вести карточку клиента, содержащая реквизиты клиента, контактную информацию, маркетинговую информацию
- предоставить удобный поиск клиентов по реквизитам, контактам
- отслеживание изменения статуса клиента, длительности обработки по этапам, воронка продаж
- вести историю клиентов, отслеживать звонки, выезды, письма, и т.п.
- вести обобщенную статистику в разрезе видов деятельности, продуктов, предложений, и т.п.
- планировать и контролировать работу служб телемаркетинга
- контролировать работу менеджеров и кураторов
- вести договорной учет
- планировать и отслеживать оплаты
2. Анализ задачи
- Для планирования и отслеживания процессных показателей (звонков, встреч) небходимо вести отдельный регистр (спец.таблицу данных) по процессу
- Для отслеживания статуса и построения воронки продаж хранится история изменения статуса
- Регистр должен разделять плановые и фактически проведенные мероприятия, в разрезе видов деятельности, продуктов, предложений, и т.п.
- Кроме того, для планирования и сравнения оплат необходима поддержка регистра оплат
3. Вариант решения
1) В ходе анализа выявляем потоки ресурсов:
– поток операций по работе с клиентами (взаимоотношений)
– поток заявок-договоров (опционально)
– финансовый поток
Цветами помечены:
– синий – количественный учет договоров (план-факт)
– красный – суммовой учет платежей (план-факт)
– черный – процессный учет
2) Для потока операции выделяем типы:
Звонок, Встреча, … Список может пополняться пользователем.
3) Для финансового потока выделяем состояния:
План, Факт
4) Создаем следующие виды документов и схемы закрытия:
– Документ для планирования звонков и встреч
– Документ для отражения операций по взаимоотношению с клиентами
– Документ на оплату (План-Факт), при закрытии создается запись в регистре проведенных оплат
5) Конфигурируем стандартную отчетность по движению для наших регистров
6) Конфигурируются используемые справочники в системе (договоры, контрагенты, и т.п.)
Результат – программная система с набором форм:
– Настроечные справочники
– Клиенты – общий список, поиск по контактам, клиенты в работе, статистика по этапам
– История – входящие, исходящие, статистика выполнения
– Договоры – общий список
– Оплаты – общий список, оборотно-сальдовые ведомости
4. Варианты расширений
- Календарь событий
- Календарь оплат
- Контроль обработки заявок с учетом нормативов
- Дни рождения
- Кросс-продажи и пролонгации
- Кусты, рекомендеры
- Маркетинговые акции
Договорной учет
1. Постановка задачи
В компании создается новое подразделение “Отдел спецдоговоров” для повышения эффективности работы со спец.клиентами. Требуется:
- вести базу договоров с некоторой спецификацией
- отследить процессы заключения договоров (как долго на каком этапе, причины)
- вести историю переговоров по таким договорам, статистику результатов
- планировать оплаты
- отслеживать задолженности (дебиторскую и кредиторскую)
2. Анализ задачи
- Основная тонкость – для отслеживания изменения статуса договора необходимо хранить историю изменений (а не прописывать статус на уровне договора)
- для отчета “срок действия статуса” необходимо придумать эффективный способ получения отчетов, т.к. “в лоб” такая задача не решается
- Для отслеживания задолженности необходимо получать остатки и обороты по принципам бухгалтерского/ управленческого учета – в разрезе контрагента, договора, периодов, и т.п.
3. Вариант решения
1) В ходе анализа выявляем потоки ресурсов:
– поток договоров (как будто на конвейере, их обрабатывают и меняют статус)
– финансовый поток
2) Для потока договоров выделяем состояния:
Новый, Обсуждение, Заключен, Завершен, Пассив, Отвергнут
3) Для финансового потока выделяем состояния:
План, Факт
4) Создаем 2 вида документов и схемы закрытия:
– Документ на изменение состояния договора, при закрытии создается запись в регистре изменения статуса договора
– Документ на оплату (План-Факт), при закрытии создается запись в регистре проведенных оплат
5) Конфигурируем стандартную отчетность по движению для наших регистров
6) Конфигурируются используемые справочники в системе (договоры, контрагенты, и т.п.)
Результат – программная система с набором форм:
– Настроечные справочники
– Договоры – общий список, документы изменений по договору, статистика изменений статуса
– Оплаты – общий список, задолженности
4. Варианты расширений
- добавляются другие виды расчетов, напр., с внутренними подразделениями (аквизиция)
- требуется оценка себестоимости подразделения с учетом накладных (косвенных) расходов, расходов на ведение дела, и т.п.
- необходим косвенный учет трудозатрат по группам доходности клиентов (ABC-анализ)
- несколько отделов ведут свои непересекающиеся базы клиентов, а Управление видит общую картину
